Finalité et missions principales du poste
 

• Assister la Directrice de la DASM / Assurer le secrétariat général de la Direction Adjointe avec l’ensemble du Pôle Appui
• Assurer l’organisation et le secrétariat du CODIR DASM
• Organiser et coordonner les informations parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction.
• Organiser les réunions stratégiques (CSMS, fédérations MS ,…)
• Veiller au respect des échéances et alerter le cas échéant
• Appuyer le directeur adjoint dans la gestion RH de la direction 

Activités principales
Appui à la transversalité au sein de la Direction :

• Assister la directrice : Gestion des agendas, réunions, déplacements, préparation de dossiers dont les EDL/synthèse…
• Contribuer à la gestion du courrier, des BAL et des agendas en cohérence avec l’agenda de la direction générale et des directions territoriales.
• Coordonner les travaux communs confiés au pôle appui : organisation de séminaires, rédaction de documents, de synthèses (note, diaporama, tableau de bord…) destinés à valoriser/rendre compte des actions de la DASM.

Assurer l’organisation de réunions stratégiques et transversales de la direction :

• Commissions spécialisées médico-sociales de la CRSA ;
• Réunions Fédérations Médico-sociales ;
• Réunions avec les partenaires

*Réservation de salles et de matériels, convocations, envoi des dossiers, installation du matériel, accueil des participants ; préparation et suivi des ordres du jour avec les directions métier, élaboration d’outils support de communication (fond de dossier, élaboration de diaporama, documents divers …)

*Rédiger et diffuser les comptes rendus et diaporamas présentés en séance ; suivre les échéances et assurer le reporting pour chacune des commissions.

Suivre la logistique des différents départements de la DASM

• Suivi du plan des locaux avec répartition des bureaux
• Gestion des nouveaux arrivants en lien direct avec les assistantes de département qui s’assureront de la bonne installation et de la mise à disposition des outils nécessaires

Coordonner les besoins en communication de la DASM :

• Collecter les besoins de communication des différents départements de la DASM en cohérence avec l’agenda stratégique de la DASM et de la direction générale
• Assurer l’interface et le respect des échéances entre la DASM et le service de communication

Vous possédez une expérience significative réussie en qualité d’assistant(e) de direction.

Vos qualités relationnelles et votre sens du service sont des atouts incontournables dans ce poste.

Vous disposez d’une grande agilité dans le traitement de l’information, d’une capacité d’adaptation et avez la capacité à trouver des solutions rapidement.

Poste ouvert aux titulaires niveaux 4B/5A (convention organisme SS) selon profil et fonctionnaires de catégorie B, ou CDD de droit public de 3 ans pour les non titulaires

Contributions particulières d’exercice
Participation à la gestion de crise