Finalité et missions principales du poste

assister la responsable du département et son adjoint dans l’organisation quotidienne de leur travail afin de faciliter la réalisation des missions et activités.
Assurer le secrétariat du département, plus particulièrement en matière de communication, de coordination et de traitement de l’information.

Activités principales

Organiser et planifier l’activité du/de la responsable de département et de son adjoint(e) :
- Gestion des agendas, réunions, déplacements…

Assurer une fonction d’assistance au sein du département :
- Organisation logistique des réunions, coordination, appui en cas de pics d’activité

Assurer des activités de secrétariat :
- Réception, traitement, diffusion et classement de documents (papier et dématérialisés), traitement du courrier entrant et sortant, traitement BAL fonctionnelle du département, BAL Contrôle Légalité (avec PPH) publications des arrêtés et archivage, mise à jour WANPA,

Coordonner la contribution du département pour les instances ARS, ou les RDV importants :
- Préparer les dossiers ou diaporamas, suivre les échéances...

Contribuer à l’élaboration des procédures et outils internes pour la mise en œuvre des activités du département (système d’information, procédures, tableaux de bord, modèles types …), et à l’amélioration continue des processus internes.

Vous avez un profil type assistant de manager - support à l’action managériale et vous possédez une expérience significative réussie en qualité d’assistant ou d’assistante.

Vos qualités relationnelles, votre adaptabilité et votre sens du service sont des atouts incontournables dans ce poste.

Vous savez faire preuve d'anticipation des besoins, d’organisation, d'initiative et êtes force de proposition.

Poste ouvert aux titulaires niveaux 4a (convention organisme SS) selon profil et fonctionnaires de catégorie B, ou CDD de droit public de 3 ans pour les non titulaires

Participation à la gestion de crise