Le pôle appui de la DOS, composé d’une assistante de direction et d’un gestionnaire, a pour mission de faciliter la coordination des activités transversales de la direction, d’assurer le secrétariat général de la DOS et de contribuer à la structuration des outils, méthodes et processus nécessaires à l’exercice des missions de la direction.

Votre appui contribue au bon fonctionnement transversal de la DOS, en assurant à la fois :

- la gestion administrative et financière d’une partie des crédits de la DOS
- un appui à la direction de la DOS et aux départements sur des missions de secrétariat

Contribuer à la gestion administrative et financière des crédits de la DOS (60%)

Sur le Fonds d’Intervention Régional (FIR) pour le périmètre de la direction :

- la préparation et la mise en paiement des conventions FIR portées par la direction (outil STARSFIR)
 

Sur le programme ESMS Numérique :

- Suivi contractuel : gestion des avenants et mise à jour de l’outil PAI numérique mis en place par la Caisse Nationale de Solidarité pour l’Autonomie (CNSA)
- Suivi des projets en collaboration, en s’assurant de la mise en œuvre des projets décrits dans l’instruction et de la bonne exécution des prestations attendues
- Suivi financier : contrôles des factures présentées, gestion des paiements à destination des ESMS et reporting financier mensuel pour la direction du programme portée par la CNSA
- Recueil et transmission des documents demandés en cas d’audit national ou européen
- Suivi contractuel et financier des projets (1 ou 2 projets) CaRE (Cybersécurité accélération et Résilience des Etablissements) ESMS
 

Appui administratif à la direction (40%)

- Assurer un appui opérationnel auprès des cinq départements de la DOS pour :
     des activités de secrétariat,
     l’accompagnement sur des besoins spécifiques ou ponctuels,
     mise à jour de l’arborescence
     archivage
- Gérer la boite mail SSI (Sécurité des Systèmes d’Information en Santé) et assurer le relai des communications auprès des Etablissements Sanitaires (ES)
- Gérer la boite mail dédiée au programme ESMS Numérique
- Récupérer les plans blancs incluant un volet numérique auprès des ES

Dotée d’une formation de type « Assistant(e) Manager », vous possédez une expérience réussie en qualité d’assistant(e). Vous connaissez idéalement le secteur sanitaire.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs, notamment Excel (tableaux de suivi, consolidation de données, reporting), Word, PowerPoint, Outlook ainsi que les environnements Microsoft 365 / Teams.

Vos qualités relationnelles et votre sens du service sont des atouts incontournables dans ce poste.

Vous disposez d’une grande agilité dans le traitement de l’information, d’une capacité d’adaptation et avez la capacité à trouver des solutions rapidement.